Bitte kontrollieren Sie die Schreibweise Ihres Namens, ggf. Namenstitels und Ihrer Affiliation auf Ihrer Rechnung und geben Sie uns Änderungswünsche im Vorfeld der Veranstaltung bekannt, damit diese korrekt im Teilnehmerverzeichnis auf der Konferenzplattform sowie dem Namensschild dargestellt werden. 

Wir weisen darauf hin, dass eine unbezahlte Teilnahmerechnung den Zugang zum Veranstaltungsort bzw. zur Konferenzplattform verzögern kann. Wir bitten Sie deshalb, Ihre Teilnahmerechnung mit entsprechend Vorlauf zu begleichen.

Eine Übersicht über das Programm der Veranstaltung finden Sie auf der Veranstaltungshomepage, welches stets aktuell gehalten ist.

Einige Tage vor der Veranstaltung erhalten Sie bei einer vor-Ort-Teilnahme einen digitalen QR-Code per E-Mail zugesandt. Bitte bringen Sie diesen QR-Code ausgedruckt oder auf Ihrem Handy mit zur Veranstaltung, damit dieser vor Ort gescannt und Ihnen ein Namensschild gedruckt werden kann.  

Im Zusammenhang mit Covid-19-Auflagen kann es vor Ort zu Verzögerungen z.B. bei einer erforderlichen Überprüfung von Impfnachweisen beim Einlass kommen. Bitte erscheinen Sie daher etwas zeitiger, um einen reibungslosen Veranstaltungsablauf zu gewährleisten.  

Eine Woche vor der Veranstaltung wird die Konferenzplattform für alle Teilnehmende geöffnet. Sie erhalten per E-Mail den entsprechenden Link. Des Weiteren ist der Zugang zur Konferenzplattform über die Veranstaltungshomepage verlinkt.  

Wir möchten Sie bitten, ein Foto von sich selbst nach dem Einloggen auf der Konferenzplattform hochzuladen. Aus allen hochgeladenen Fotos werden wir ein Gruppenbild erstellen, welches im Nachgang der Veranstaltung veröffentlicht wird. 

Die Abstimmung zum Posterpreis ist direkt in der digitalen Posterhalle auf der Konferenzplattform möglich. Zur Abstimmung finden Sie auf dem Übersichtsbild des jeweiligen Posters einen Button, um Ihre Stimme entsprechend abzugeben. 

In dringenden Fällen stehen wir Ihnen gerne über unsere Support Hotline – +49 (0)69 75306 775 – zur Verfügung.  

Bitte beachten Sie unsere Leitlinien zur Präsentation Ihres Vortrages, welchen Sie alle nützlichen Informationen zur Vorbereitung Ihrer Präsentation entnehmen können. 

Bitte bringen Sie Ihre Präsentation auf einem USB-Stick mit. Für Ihre Präsentation können aus technischen Gründen keine eigenen Geräte verwendet werden. Als Vor-Ort-Autor*in stellen Sie sich den Fragen von vor-Ort- und Online-Teilnehmenden.

Bitte bereiten Sie Ihre Poster, unabhängig davon ob Sie es vor Ort oder online präsentieren, in der Größe A0 – Hochformat vor. Im Tagungsgebäude wird es für die Poster-Autoren vor Ort Posterwände geben, an denen die gedruckten Poster aufgehängt werden können. Bitte bringen Sie Ihr gedrucktes Poster mit, um zur Posterschau Fragen an Ihrem Poster erklären zu können. Das Material zur Befestigung Ihres Posters an den Posterwänden wird Ihnen durch unser Team vor Ort zur Verfügung gestellt.

Zusätzlich wird es digitale Posterpanels geben, an denen vor-Ort-Teilnehmende die online-Poster anschauen können. Ein Austausch zwischen vor Ort und online-Teilnehmenden ist über die Konferenzplattform möglich.

Bitte beachten Sie unsere Leitlinien zur Präsentation Ihres Vortrages, welchen Sie alle nützlichen Informationen zur Vorbereitung Ihrer Präsentation entnehmen können.

Melden Sie sich auf unserer Konferenzplattform an und benutzen Sie Ihre Hardware (Computer, Webcam, Mikrofon oder Headset (bevorzugt)) um Ihren Vortrag live zu präsentieren. Die Präsentationen müssen nicht im Voraus hochgeladen werden. Im Falle einer schlechten Internetverbindung können Sie uns im Voraus ein Video Ihrer aufgezeichneten Präsentation schicken, dass wir dann zur angegebenen Zeit abspielen.

Einige Tage vor der Veranstaltung werden wir für alle Online-Vortragenden Testsessions anbieten, um den Vortragenden die Möglichkeit zu geben, Ihr Setup (PC, Webcam, Mikrofon, Bildschirmfreigabe) zu testen und sich mit dem Präsentationstool (Zoom) vertraut zu machen. Wir haben wichtige Tipps und Informationen zur Nutzung von Zoom auf einer Übersichtsseite zusammengefasst.

Die Online-Vortragenden werden mit einer separaten E-Mail über die Termine der Testsessions informiert. 

Durch den Upload Ihres Posters auf der Konferenzplattform steht Ihr Poster auch den Online-Teilnehmenden zur Ansicht zur Verfügung. Zudem können alle Teilnehmer, vor Ort und Online, nur in der virtuellen Posterhalle für Ihr Poster zum Posterpreis stimmen.

Bitte finden Sie sich bereits in der Pause vor Ihrer zu leitenden Session im Vortragssaal ein und nehmen Kontakt zu unserem technischen Personal auf. 

Unser technisches Personal im Vortragsraum wird Ihnen eine kurze Einführung zur Technik in der Pause vor Ihrer Sitzung geben.

In jedem Vortragsraum steht dem Sessionchair ein Laptop bzw. Tablet sowie ein Mikrofon zur Verfügung. 

Ihr Mikrofon können Sie über den Knopf am Mikro selbst an und ausschalten. Bitte beachten Sie, dass der Ton dann direkt freigeschaltet ist und in den Vortragsraum als auch in das Online-Meeting übertragen wird. 

Alle Teilnehmende, ob online oder vor Ort, können Fragen stellen. Bitte beachten Sie bei der Moderation der Fragerunde, dass es ein ausgewogenes Verhältnis von online- und vor-Ort-Fragenden geben sollte. 

Auf dem Laptop bzw. Tablet können Sie den Online-Stream mit verfolgen und Nachrichten, die Teilnehmende online in den Chat stellen, einsehen. Außerdem können online-Teilnehmende ihre virtuelle Hand heben, um Fragen anzukündigen. Die Fragen im Chat müssten Sie, als Sessionchair, ggf. vorlesen oder aber den Online-Fragenden bitten, sein Mikrofon anzuschalten und die Frage selbst zu stellen. Mehr dazu erfahren Sie in der Einweisung durch unser technisches Personal.

Fragende vor Ort müssen ihre Fragen unbedingt in das Mikrofon, welches durch unser technisches Personal herumgereicht wird, stellen, damit die Frage auch online zu hören ist. 

Sollten Sie als Sessionchair ein Handy bei sich tragen, schalten Sie dieses bitte in den Flugmodus, da es sonst zu Störgeräuschen kommen kann, wenn das Mikrofon während der Session angeschaltet ist. 

Sollte es zu Störgeräuschen während des Vortrags oder der Fragerunde kommen, wird sich unser technisches Personal um die Behebung kümmern. 

Sessionchairs erhalten eine Liste, welcher Vortrag vor Ort oder online präsentiert wird.  

Dem Handout (CV, Abstract) können Informationen zur Ankündigung von Plenarsprechern entnommen werden. 

Bitte achten Sie als Sessionchair auf die Einhaltung der Vortragszeit.   
Hierbei ist zu beachten, dass bei den Online-Vortragenden das übertragene Bild aus dem Vortragsraum nicht gesehen wird und der Sprecher daher per Audio-Signal (Ansprache durch Sie) auf die Einhaltung der Vortragszeit ggf. hinzuweisen ist.